A. Pembagian Tanggung Jawab PR
Public Relation (PR) adalah fungsi manajemen pada suatu perusahaan atau korporasi. PR memiliki peran dan tugas yang penting untuk kelangsungan perusahaan atau korporasi. Mulai dari menumbuhkan opini positif publik, memanajemen untuk mencapai tujuan yang spesifik sesuai harapan publik dan perusahaan atau korporasi yang dinaungi hingga tugas–tugas pengkomunikasian antara 2 pihak. Tentu bukan hal yang mudah melakukan fungsi tugas tersebut, maka dari itu diadakan suatu pembagian tanggung jawab pada PR. Pembagian tugas dan tanggung jawab di divisi PR dari suatu perusahaan biasanya didasarkan pada kebutuhan dan tujuan masing-masing perusahaan atau korporasi, sehingga pembagian tanggung jawab antar masing-masing perusahaan belum tentu sama. Namun, pada umumnya divisi PR di suatu perusahaan atau korporasi terdiri dari: Institusional Relation, Media Relations, Government Relation. Langsung saja ya, writer mengupas masing-masing point mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab pada PR.
a. Institusional Relations
Institusional Relations berarti PR yang menangani hubungan antar lembaga di masyarakat. Maka dari itu, institusional Relations sangat erat hubungannya dengan kemasyarakatan. Tanggung jawab dari seorang Institusional Relations adalah memantau perkembangan masyarakat di sekitar perusahaan. Karena pada dasarnya sebuah perusahaan memiliki tanggung jawab untuk tetap menjaga dan mengembangkan baik sistem maupun perkembangan masing-masing individu di dalam masyarakat tersebut. Hal yang dapat dilakukan oleh Institusinal Relation adalah dengan memberikan program kegiatan positif yang mampu memberdayakan masyarakat atau biasanya disebut sebagai program CSR. Program CSR dapat bergerak di berbagai bidang, seperti pendidikan, kesehatan, ekonomi, sistem kemasyarakatan dan masih banyak aspek lain yang mampu dikembangkan melalui program CSR suatu perusahaan.
Contohnya: PT. Freeport merupakan sebuah perusahaan pertambangan di kawasan Tembaga Pura, Kabupaten Mimika, Propinsi Papua. Berada di tengah-tengah kawasan masyarakat tentunya PT. Freeport harus mampu mengembangkan keadaan alam dan masyrakat yang ada di sekitar perusahaan. Hal ini telah dibuktikan dengan melaksanakan tanggung jawab sosial kepada masyarakat dan lingkungannya, dengan cara memperkerjakan orang-orang Papua di area pertambangan dan melakukan konservasi lingkungan.
b. Media Relation
Media Relations merupakan tanggung jawab seorang PR untuk bagaiamana menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan media. Mengapa media relation penting di dalam sutau perusahaan? Menjalin hubungan dengan media juga merupakan hal penting karena media juga merupakan stakeholder. Selai itu, Perusahaan tidak bisa lepas dari opini publik. Apabila tercipta opini positif hal ini akan berdampak positif pada kelangsungan perusahaan, begitu juga apabila terdapat opini negatif dari publik. Maka dari itu, media relation berfungsi untuk mengatur arus informasi di media, sehingga mampu mengatur isu-isu yang terjadi pada suatu perusahaan. Media Relation berfungsi untuk menjembatani antara informasi media dan masyarakat.
Contohnya: Saat produk kecantikan Ashanty Beauty Cream di klaim masuk ke dalam daftar produk kecantikan yang berbahaya, pihak media relation perusahaan tersebut langsung melakukan klarifikasi kepada masyarakat dengan menggunakan media media dirasa efektif untuk hal ini karena pengkonsumsian media yang besar di era ini. Inilah salah satu fungsi Media Relation suatu perusahaan.
c. Government Relation
Sutau perusahaan tentunya juga memerlukan perlindungan hukum. Maka dari itu, seorang PR harus mempunyai tanggung jawab sebagai Government Relation untuk menjaga hubungan baik dengan pemerintahan yang ada. Karena, pemerintah sebagai pemegang kekuasaan dianggap sebagai stakeholder. Dengan menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan pemerintahan maka akan memudahkan perusahaan dalam mendapatkan perlindungan hukum atau yang lainnya seperti yang telah dikatakan di atas.
B. Penyusunan Jadwal
Penjadwalan pada kegiatan PR merupakan pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk melaksanakan program PR. Penyusunan jadwal sudah dimulai sejak merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan. Hal ini dilakukan agar segala bentuk kegiatan mampu dilaksanakan secara sistematis dan dapat dipertanggung jawabkan. Terdapat 2 pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan (Smith, 2005) :
a. Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan yang telah dirumuskan
b. Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan
Adapula cara-cara yang dapat dilakukan untuk melakukan penyusunan jadwal dalam kegiatan PR, yaitu:
a. Mundur ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan
b. Memetakan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart. Praktisi PR dapat membuat tabel daftar kegiatan yang akan dilakukan pada minggu 1, minggu 2 dan seterusnya.
C. Anggaran PR
Menurut Cutlip, Center dan Broom (1994) menyatakan bahwa terdapat 4 kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR:
1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Pada sebuah perusahaan tentunya memiliki anggaran dana tersendiri untuk kegiatan PR. Anggaran ini sudah direncanakan jauh-jauh hari dan jelas dalam penggunaan.
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan.
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan, setelah itu PR mulai membuat rincian dana yang akan dianggarkan.
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan.
